创业

机制化的「5大要素」

接下来,让我们试着具体构筑一套机制。用「机制化」来表示可能会让你想得太过复杂,其实只需要决定5个简单要素即可。

【5个要素】

1做什么

2谁来做

3何时做

4如何做

5检查

只要明确定位出这5项标准,相较于什么规定都没有的状况,工作的稳定性就已经能获得很大的提升。无论是哪一样机制,基本上都有这「5大要素」,只要以此为基础发展就好。

建立良好机制的最大诀窍在于「不要相信人」,虽然听起来好像很孤僻,不过以相信人性为基础建立的机制往往无法发挥效用。机制就是为了弥补人的不稳定性而存在的,此时若是还以人为前提就失去意义了。因此,建立机制时,千万不要抱持「这种事不用讲也可以做到吧」的假设。

从这点出发思考.最没意义的事不外乎「订定机制却没有彻底实行」,也许有人会觉得不可能发生这种傻事,这却是人们经常陷入的状态,也正因如此才会有许多公司没能落实机制化。

要预防这种情况发生,就必须在出入口设置具有强制力的要素。订定机制时,我们往往只专注于思考4「怎么做」,却没有明确订出「开始的契机」以及「完成时的检查」,省略这2个过程,即便你的方法再出色也没用,机制不会被实践的可能性极高。

举例来说,我们订定一项机制,员工在执行某项工作的l天前会收到提醒他们的电子邮件,如果员工不回信就会自动回报上司。这项机制必须营造出「不得不做」的状况,确实把关出入口,构筑起真的能发挥功能的机制。

请透过【Work42】试着将容易理解的社长工作机制化;于【Work41】选出最该机制化的前3项工作,并且决定前述的「5大要素」,藉由机制化来挪出时间,让社长能专注于重要的工作。

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